撰文◎陳鈺婷 Career職場情報誌
抓出時間小偷 享受樂活人生
上班族常抱怨工作忙 碌，但到底是「真忙」，還是「瞎忙」呢？做事有效率，時間才不會被「偷走」，也才有機會享受樂活人生。
以下這些情景，你一定不陌生！
‧為了一件小事，例如跟客戶開會，雙方用電子郵件往來10幾次，才總算敲定時間；
‧為了等主管做一個決定，所有同仁的工作都被「卡住」；
‧有人總愛在會議中，滔滔不絕談論與會議主題無關的事，大家想 走也走不了。
你有沒有想過，寶貴的上班時間，就這樣被「偷走」了……
時間想起來很長 過起來很 快長期教授「時間管理」課程的新思維國際顧問董事長吳雅玲觀察，工作效率不佳，固然有種種因素，但有2∕3的責任，仍來自個人。
吳雅玲指出，時間管理課程每年都穩坐教育訓練冠軍寶座，顯 示多數人都「認知」到這是重要的，但真要身體力行，卻多半抱持無所謂的態度，以為「反正時間還很多」。
其實，「時間絕不像我們想像中多！」一輩子工作生涯頂多40年，以每天工作8小時來算，花在工作的時間只有13年多，「時間是想起來很長，過起來其實很快，」吳雅玲說。
習慣性拖延 是時間最大殺手
吳雅玲將上班族常見的「時間殺手」歸納如下：
1習慣性拖延
「通常看起來不急的事，後來都會變得很急」，因為多數人都有拖延習慣，最後反而把自己弄得很焦慮。 美商聯邦快遞台灣區總經理朱興榮認為，做任何事情都應設下截止期限，並定期檢討進度。
對於「不喜歡」或「不擅長」的事，人性難免有拖延習慣。吳雅 玲建議，不妨每天做一點，從容易的部分先開始，只要確保截至日前完成就好。
很多上班族抱怨，主管決策拖延，影響他們工作進度。Kijiji奇集集總經理蔣馨誼很能體會這一點，所以要求自己，該下決 定時，就不要拖延，好讓同仁們可以趕快執行。
2缺乏計畫
做事若不能事先規劃，只是隨性、隨機處理事情，效率必然大打折扣。蔣馨誼每天早上進辦公室的第一件事，就是寫下 今天要完成的事項，每完成一件，就用筆槓掉一行。
吳雅玲說，很多人聽到「計畫」或「規劃」，就退避三舍，因為把計畫想得很大。其實不用這麼嚴肅，只要稍微提早， 就能發揮意想不到的效果，「提早10分鐘開始，就可能節省1小時。」
3做事不分輕重緩急
台灣微軟企業公關副總經理張衣宜認為，做事要有效率，就得分辨事情的輕重緩急；有急迫期限壓力的 事，就要盡快做，例如電子郵件信箱中，她會用特殊顏色將老闆來信標示出來，提醒自己優先讀取。至於有重要性，但無法馬上決定的事項，她會先紀錄下來，在適 當時機再追蹤。
4不懂拒絕，只 想做濫好人
來者不拒，也是時間殺手之一。吳雅玲說，不要害怕拒絕， 「拒絕是為了替更重要的事情負責。」
《時間管理十堂課》的作者羅勃‧布萊說：「世上最容易犯的錯，就是許下過多的承諾。」因為不善拒絕，名嘴戴晨志過去曾一天排過3場演講，但他發現，這樣只是把自己累壞，而且擠壓到其他時 間，所以他現在一週至多接受兩三場演講邀約，接受邀約之前，一定審慎評估，「若不懂得說No，就會累死自己！」
當自己實在力有未逮時，應該學著堅定地說No，不要牽扯在太多「不好意思」的情緒中。也別用「讓我考慮 看看……」 這種模稜兩可的回答暫時閃避別人的要求，這對他人也不公平，若真的無法兌現諾言，最好還是直接言明。
很多人在上班時間用MSN聊天，其實並非自願，而是不好意思拒絕朋友。但蔣馨誼卻維 持一貫原則，若有朋友在上班時間傳訊聊天，她會直接告知「現在有公事在身，不適合打擾」，久而久之，朋友就知道她的底限與原則了。
5不懂授權與外包
主管不懂得「授權」，或一般員工不懂得適度「委任」，都會 加重工作負荷量，吳雅玲鼓勵大家開口尋求幫忙。
作家吳淡如認為，「外包」是節省時間的妙方，並非每一件事都要親力親為。若評估後認為，這件事自己不愛做、也非 自己專長，做了反而占據更多時間，就要盤算「機會成本」。
像吳淡如不喜歡做家事，所以將家事外包；因為不想花時間找停 車位，所以僱了一輛計程車，然後安心在車上化妝、用餐、準備錄影內容，外包讓她平均一天省下5、6小時。
討人厭的會議 可以更有效率
會議，也是上班族主要的時間殺手之一。蔣馨誼說，會議中若出現「失控」的人，喋喋不休老生常談、或討論與主題無關的事，確實會影響會議效 率。雖然多數同事基於人情，不好意思出面制止，但她會有禮貌、堅決地告知對方已離題。此外，會議做不出結論，又不宣布散會，也會浪費很多時間，蔣馨誼認 為，這時，一定要有人出面喊停。
要提升開會效率，吳雅玲認為在會議前，應要求大家充分準備；會議中，學習主導會議流程，適時跳出來做結論；會議 後，則要監督會議結論的落實，避免老是開同一主題的會。
吳雅玲認為，若不涉及表決事項，應容許代理人參加會議；在不 影響會議進行的前提下，可允許攜帶待辦公文與會，以善用零碎時間。
小心！看不見的時間小偷
其他常見的「時間小偷」包括：
1電話與不速之客
電話與非預期的訪客所佔去的時間是很難估算的，因為我們永遠不知道對方會佔用多久，也許一通電話，一個上午就泡 湯了。
許多時間管理專家建議可以多利用語音留言的功能，過濾不必要的來電，或是長話短說，若不是非常緊急的事，不妨禮貌告訴對方何時會回覆，等到 手頭的事情告一段落以後，再行回覆。不在預期中的訪客比較難以控制，但仍應掌握「長話短說」的原則。
2工作環境蕪亂
據統計，辦公桌面雜亂或資料亂放，會讓人平均每年多浪費掉6週的時間。要維持生產力，必須養成物歸原處的習慣，並且把 蒐集到的資料整理歸檔，別讓文件氾濫，減少找尋文具或資料的時間。
效率達人的時間魔法要成為效率達人，除了消滅各種「時間殺手」，也可培養一些習慣，讓時間得到更充分的運用：
◆一舉兩得，省時省工
吳淡如在《時間管理幸福學》中建議，做一件事最好能達到「一 石二鳥」的效果。不過想要一舉兩得，必須經過規劃，例如奧堤公關總經理丁南為拜訪A客戶，出差去香港3天，「既然花了錢跟時間飛到那裡，就不應只跟A廠商見面，連難得碰面的B、C客戶，也要順道拜訪才對，」這趟出差等於是「一石三鳥」。
◆善用零碎5分鐘
吳雅玲說，上班族常嚷著自己很忙，擠不出完整的1個小時。但退一步來說，要找出5分鐘、10分鐘空閒，應該不難。這零碎的5分鐘，可以做的事情很多，例如寫一封感謝信、打一通聯繫電 話、把一個客戶的名片資料建檔等都是。
朱興榮認為，能否善用零碎時間，關鍵在於「有沒有心」。即使行程再緊湊，只要有同仁想找他討論，他一定想辦法抽 出時間，「做總經理的人，難道連空出10分鐘給同仁都不能嗎？絕對不可能嘛！」
◆找到你的「能量黃金期」
一天當中，總有某一個時段精力特別旺盛，也就是所謂「能量黃金期」；但相對也有一段時間屬於「能量鬆懈期」。要 提升工作效率，就要找出自己的「能量黃金期」，拿來處理具有重要性的工作、做關鍵決策，或需要腦力激盪的事。
◆運用科技工具來省時
講電話，最容易偷走時間，許多人拿起話筒一講就沒完沒了。好 在如今手機簡訊與電子郵件很普及，對於較無時間壓力，但必須聯繫通知的事，就成了最佳替代選擇。
不過，時間管理專家建議，應戒掉三不五時就收信的壞習慣， 集中在某個時段統一處理。蔣馨誼律己更嚴，在辦公室只收公事信箱，私人信箱等回家才看。
追求效率 才有更多時間樂活
很多人把「做事很急」與「有效率」混為一談。吳雅玲說，急指的是在混亂的狀況下，想把事情趕快做完；有效率則是，有計畫地把事情做得又好又 快。
雖然做事效率高是好事，但畢竟每個人的工作步調不同，對於需要別人配合才能完成的事，吳雅玲認為，「有時候確實要等一等別人，」只要還未到 截止日，就不應給別人太大壓力。
雖然外商公司步調快、工作繁重，但朱興榮認為，正因為忙，所以工作效率更加重要。唯有做個效率達人，才能在下班 後，把時間還給自己去「慢活」與「樂活」！
有效率的會議怎麼開？
★ 只邀請必須出席的人
★ 準備好議程，提早分發，讓與會者有時間準備
★ 將會議目標說得很清楚
★ 先從最重要的議題開始討論
★ 設法將會議控制在1小時內
★ 準時開始，準時結束
★ 做好會議紀錄，並在會後分送
★ 盡量把會議排在下午，尤其是黃昏時分
★ 盡量不要把會議排在週一早上
★ 準備計時器，給大家的發言一點時間壓力
★ 會議後，要督促會議結論切實執行，避免重複開同一主題的會
★ 若僅是簡短討論，試著站著開會
e-mail的工作效率倍增法
★ 與那些在 電話上很長舌的人溝通，最好改用e-mail
★ 需要「一 連串」來回討論的問題，改用電話或者當面直接討論，會比e-mail往返更省事
★ 信件要簡短，主旨欄要清楚
★ 如果很緊急，先打通電話
★ 副件只寄給需要知道的人，不要隨便cc轉寄給別人
★ 保護你的收件匣，使用軟體過濾垃圾郵件
★ 利用色彩來標示不同寄件者的e-mail，以區分輕重緩急
★ 當你有事在身時，以自動回覆系統通知寄件人
★ 不要把e-mail地址告訴每一位你認識的人
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